Site Yönetim Şirketi Nasıl Seçilir? İzmir İçin 10 Soru

İzmir’de site yönetim şirketi seçerken en güvenli yol, teklifleri aynı kapsamla karşılaştırmak ve her firmaya sözleşmeden önce aynı soruları sormaktır: Ücret neye göre hesaplanıyor, gelir-gider nasıl raporlanıyor, sitemizden kim sorumlu, personel kimin çalışanı ve ayrılırsak devir nasıl olur? Aşağıdaki 10 soru, yönetim kurulunuzun bu görüşmeyi tek sayfada yürütmesi için hazırlandı.

Yönetim şirketi değiştirmek zahmetli bir iştir. Bu yüzden doğru seçim, genel kurul öncesinde yapılan birkaç saatlik hazırlıkla başlar. 2016’dan beri İzmir’de site ve apartman yönetiyoruz. Yönetim kurullarının görüşmelerde en çok neyi sorduğunu ve neyi sormayı unuttuğunu bu yazıda tek listede topladık.

Site yönetim şirketine sözleşmeden önce sorulacak 10 soru

Tabloyu görüşmeye yazdırıp götürebilirsiniz. Her firmanın cevabını “iyi cevap” ve “dikkat” sütunlarıyla karşılaştırmak, kararı kişisel izlenimden çıkarıp somut bir değerlendirmeye dönüştürür.

Soru	İyi cevap neye benzer?	Dikkat edilmesi gereken
1. Bizim büyüklüğümüzde kaç site yönetiyorsunuz?	Benzer ölçekte güncel siteler ve o sitelerin yöneticileriyle görüşme imkânı	Sadece isim listesi, görüşme talebine kaçamak cevap
2. Sitemizden kim sorumlu olacak?	Adı belli bir sorumlu, baktığı site sayısı ve yedek kişi	“Merkez ilgilenir” deyip isim verilmemesi
3. Ücret neye göre hesaplanıyor?	Yöntemi yazılı, ücrete dahil ve hariç kalemleri açık	Sadece toplam rakam, kapsamı belirsiz teklif
4. Aidatlar hangi hesapta toplanıyor?	Hesabın kimin adına olduğu ve hareketlerin nasıl paylaşılacağı net	Hesap bilgisinin ve ekstrenin paylaşılmaması
5. Gelir-gider raporu ne sıklıkla geliyor?	Düzenli rapor ve sakinlerin anlık görebildiği bir panel	Yılda bir kez, genel kurulda kâğıt üzerinde döküm
6. Arızalara yanıt süreniz ne?	Yazılı yanıt süresi ve mesai dışı için belli bir numara	“Hemen geliriz” dışında hiçbir taahhüt olmaması
7. Personel kimin çalışanı olacak?	İşverenin ve denetimi yapacak kişinin açıkça söylenmesi	Belirsiz cevap ya da personel firmasıyla çıkar bağı
8. İlk 30 günde ne yapacaksınız?	Yazılı devir teslim listesi ve ilk ay planı	Plan yerine genel vaatler
9. Tedarikçi nasıl seçiliyor?	Birden fazla teklif, yönetim kuruluyla paylaşım, ortak karar	“Biz hallederiz” deyip teklif göstermemek
10. Ayrılırsak devir nasıl olur?	Belgelerin ve kayıtların teslim süresi baştan belli	Ayrılma koşullarının hiç konuşulmaması

1. Bizim büyüklüğümüzde kaç site yönetiyorsunuz?

Bir site yönetim şirketinin deneyimi ölçeğe göre değişir. 20 dairelik bir apartmanla 400 bağımsız bölümlü, havuzlu ve çok bloklu bir sitenin yönetimi aynı iş değildir. Firmanın sizin ölçeğinizde güncel deneyimi olup olmadığını sorun. Daha da iyisi, benzer büyüklükteki bir sitenin yöneticisiyle kısa bir görüşme isteyin. Bir referans listesini okumaktan çok daha fazlasını öğrenirsiniz.

2. Sitemizden kim sorumlu olacak ve bu kişi kaç siteye bakıyor?

Günlük işlerin hızı, muhatabınızın belli olmasına bağlıdır. Sorumlu kişinin adını, kaç siteyle ilgilendiğini ve izinli olduğunda kimin devraldığını öğrenin. İyi bir firma bu soruya isim ve telefon numarasıyla cevap verir.

3. Ücret neye göre hesaplanıyor, nelere dahil?

İki teklifin rakamı aynı olabilir ama kapsamı çok farklıdır. Ücretin hangi yöntemle belirlendiğini, muhasebe programı, raporlama, saha denetimi ve genel kurul hazırlığı gibi işlerin ücrete dahil olup olmadığını yazılı isteyin. Sonradan çıkan “ek hizmet” kalemleri en sık yaşanan hayal kırıklığıdır. Karşılaştırma yaparken genel aidat seviyesini de bilmek işe yarar: 2026 verilerine göre İzmir’de 100 metrekarelik bir dairenin aylık aidatı Bayraklı ve Bornova’da 3.150–3.450 TL bandına çıktı. Yönetim bedelinin bu tutar içindeki payını sormak, teklifleri gerçekçi değerlendirmenizi sağlar.

4. Aidatlar hangi hesapta toplanıyor?

Sitenin parası her an izlenebilir olmalıdır ve bunu sağlamak site yönetim şirketinin işidir. Aidatların hangi hesapta toplandığını, hesabın kimin adına açıldığını ve yönetim kurulunun hesap hareketlerini nasıl göreceğini sorun. Net ve yazılı bir cevap, ileride doğabilecek güven sorunlarının önüne geçer.

5. Gelir-gider raporu ne sıklıkla geliyor, sakinler anlık görebiliyor mu?

Genel kurullardaki tartışmaların çoğu “para nereye gitti?” sorusundan çıkar. Raporun hangi sıklıkta hazırlandığını ve sakinlerin bilgilere telefonlarından ulaşıp ulaşamadığını sorun. Örnek bir rapor ya da panel ekranı göstermesini isteyin; şeffaflık anlatılmaz, gösterilir. Bu konuyu site yönetiminde şeffaflık yazımızda ayrıca ele aldık.

6. Arıza ve taleplere yanıt süreniz ne?

Asansör, su ve elektrik arızaları bekletilemez. Firmanın talebe ne kadar sürede döndüğünü, mesai dışında kime ulaşılacağını ve taleplerin nasıl kayıt altına alındığını öğrenin. Yazılı bir yanıt süresi veremeyen firma, acil bir gecede de net davranamayabilir.

7. Güvenlik, temizlik ve bahçe personeli kimin çalışanı olacak?

Bu soru çoğu görüşmede hiç sorulmaz ama sonradan en çok karışıklık çıkaran konudur. Personelin işvereninin kim olacağını, maaş ve yasal ödemeleri kimin yürüteceğini, iş takibini kimin yapacağını açıkça konuşun. Yönetim firmasının aynı zamanda personel firması olması, tedarikçi seçiminde tarafsızlık sorusunu da beraberinde getirir.

8. İlk 30 günde ne yapacaksınız, devir teslimde neleri alacaksınız?

Yönetimin ilk ayı, sonraki yılların düzenini belirler. Firmadan defterler, banka hesapları, sözleşmeler, bakım kayıtları ve teknik envanter için bir devir listesi isteyin. İlk 30 günün planını yazılı görmek, firmanın işi gerçekten bilip bilmediğini hızlıca gösterir.

9. Tedarikçi nasıl seçiliyor, onayı kim veriyor?

Asansör bakımından bahçe düzenlemesine kadar her harcama sitenin bütçesinden çıkar. Kaç teklif alındığını, tekliflerin yönetim kuruluyla nasıl paylaşıldığını ve son kararı kimin verdiğini sorun. Tekliflerin karşılaştırmalı olarak önünüze konması, hem fiyatı hem güveni korur.

10. Sözleşme süresi ne, ayrılırsak devir nasıl olur?

Bir site yönetim şirketiyle iyi bir iş birliği, ayrılık koşullarının baştan konuşulmasıyla başlar. Sözleşme süresini, hizmetten memnun kalmazsanız nasıl ayrılabileceğinizi ve belgelerin ne kadar sürede teslim edileceğini görüşmede sorun. Bu konuyu rahatça konuşan firma, sizi sözleşmeyle değil hizmetiyle tutmayı hedefliyordur.

İzmir’de site yönetim şirketi seçerken ek sorular

İzmir’de yapı tipleri ilçeden ilçeye çok değişir. Sitenizin özelliğine göre şu soruları listeye ekleyin:

• Bayraklı’daki kuleler ve rezidanslar: Yüksek hızlı asansör, jeneratör ve hidrofor gibi sistemlerin bakımını hangi firmalarla, hangi takvimle takip ediyorsunuz?
• Çiğli, Egekent ve Mavişehir’deki çok bloklu siteler: Blok temsilcileriyle iletişim nasıl kuruluyor, duyurular her bloğa nasıl ulaşıyor?
• Menderes ve Gümüldür’deki yazlık siteler: Kışın uzakta yaşayan maliklere bilgi nasıl veriliyor, sezon öncesi hazırlık nasıl planlanıyor?
• Tüm siteler için: Ofisiniz sitemize ne kadar uzakta, sahaya ne sıklıkla geliyorsunuz?

Teklifi yeniden düşünmeniz gereken 6 durum

1. Ücret tek bir rakam olarak veriliyor, neyin dahil olduğu yazılmıyor.
2. Sitenizden sorumlu kişinin adı verilmiyor.
3. Gelir-gider raporu için örnek gösterilmiyor.
4. Benzer büyüklükteki bir sitenin yöneticisiyle görüşme talebiniz geçiştiriliyor.
5. Tedarikçi teklifleri yönetim kuruluyla paylaşılmıyor.
6. Ayrılık ve devir koşulları sorulduğunda konu değiştiriliyor.

Site yönetim şirketi görüşmesini 5 adımda planlayın

Doğru soruları sormak kadar, görüşmeleri aynı düzende yapmak da önemlidir. Yönetim kurullarının en verimli sonuç aldığı sıra şöyledir:

1. İhtiyaç listesini çıkarın. Bağımsız bölüm ve blok sayısını, havuz, jeneratör, hidrofor gibi teknik sistemleri ve mevcut personeli tek sayfada toplayın.
2. En az üç firmadan aynı kapsamla teklif isteyin. İhtiyaç listesini her site yönetim şirketine aynı şekilde gönderin ki teklifler karşılaştırılabilir olsun.
3. Görüşmeleri aynı hafta içinde yapın. Yukarıdaki 10 soruyu her firmaya aynı sırayla sorun, cevapları not edin.
4. Cevapları yazılı isteyin ve puanlayın. Aşağıdaki 100 puanlık tabloyu kullanarak kişisel izlenimi somut bir karşılaştırmaya dönüştürün.
5. Kısa listedeki firmanın bir sitesini ziyaret edin. Benzer büyüklükteki bir sitenin yöneticisiyle konuşun, ardından kararı yönetim kurulunuzla netleştirin.

Teklifleri puanlayın: 100 puanlık değerlendirme tablosu

Her firmayı aşağıdaki kriterlere göre puanlayın. Ağırlıklar, yönetim kurullarının sözleşmeden sonra en çok yaşadığı sorunlara göre belirlendi.

Kriter	Puan	Neye bakılır?
Şeffaflık ve raporlama	25	Sakin paneli, raporun sıklığı, örnek rapor
Ulaşılabilirlik ve yanıt süresi	20	Sorumlu kişi, mesai dışı iletişim, yazılı yanıt süresi
Benzer site deneyimi	20	Ölçek, güncel siteler, referans görüşmesi
Ücret ve kapsam netliği	15	Hesaplama yöntemi, dahil ve hariç kalemler
Personel ve harcama süreci	10	Maaş ve yasal ödemelerin yürütülmesi, fiyat toplama, onay
Devir ve sözleşme koşulları	10	Devir listesi, ayrılık koşulları
Toplam	100

Ücretin yalnızca 15 puan taşıması bilinçli bir tercih. En düşük teklif, raporlama ve ulaşılabilirlik zayıfsa yıl içinde siteye daha pahalıya mal olabilir. 70 puanın altında kalan bir firmayla sözleşmeden önce eksik başlıkları yeniden konuşmanızı öneririz.

Üç teklifi aynı kapsamla karşılaştırın

Teklifleri karşılaştırmanın en kolay yolu, aşağıdaki tabloyu her firma için doldurmaktır. Rakamdan önce satırların dolu olup olmadığına bakın: Boş kalan satır, sonradan sürpriz olarak dönebilir.

Kalem	Firma A	Firma B	Firma C
Aylık yönetim bedeli ve hesaplama yöntemi
Ücrete dahil hizmetler
Raporlama sıklığı ve sakin paneli
Sorumlu kişi ve baktığı site sayısı
Arıza yanıt süresi ve mesai dışı iletişim
Tedarikçi seçimi ve onay süreci
Sözleşme süresi ve ayrılık koşulları

KHK Konut Yönetimi bu soruları nasıl cevaplıyor?

Bir site yönetim şirketi olarak aynı soruları bize de sormanızı isteriz. Kısa cevaplarımız şöyle:

• Deneyim: 2016’dan beri İzmir’de çalışıyoruz. Bugün 43 site ve apartmanda 2.951 bağımsız bölümü 11 kişilik ekibimizle yönetiyoruz.
• Şeffaflık: Tüm gelir ve giderler dijital aidat takip sisteminde tutulur. Her sakin hesabı kendi telefonundan izler. Program hizmetimizin içindedir, siteye ek ücret çıkarmaz.
• Ortak karar: Gelen teklifleri yönetim kurulu ve denetçilerle paylaşır, karşılaştırmalı sunar, kararı birlikte veririz.
• Personel: Güvenlik ya da temizlik personeli şirketi değiliz. Site personelinin maaş ve yasal ödemelerini yürütürüz. Tedarikçi seçerken tek tarafımız sitenizdir.
• Bölge: Bayraklı’daki ofisimizden Karşıyaka, Bornova, Çiğli, Buca, Konak, Gaziemir, Menemen, Menderes, Balçova ve Narlıdere başta olmak üzere İzmir genelinde hizmet veriyoruz.
• Ücret, yanıt süresi ve sözleşme koşulları: Sitenize özel olarak, ücretsiz bilgilendirme sunumunda yazılı şekilde paylaşıyoruz.

Not: Hangi site yönetim şirketiyle görüşürseniz görüşün, cevapları yazılı isteyin. Yazıya dökülen cevap, genel kurulda yönetim kurulunun elini güçlendirir.

Görüşmeye götürmek için kısa liste

1. Bizim büyüklüğümüzde kaç site yönetiyorsunuz, bir yöneticisiyle görüşebilir miyiz?
2. Sitemizden kim sorumlu olacak?
3. Ücret neye göre hesaplanıyor, nelere dahil?
4. Aidatlar hangi hesapta toplanıyor?
5. Gelir-gider raporu ne sıklıkla geliyor?
6. Arızalara yanıt süreniz ne?
7. Personel kimin çalışanı olacak?
8. İlk 30 günde ne yapacaksınız?
9. Tedarikçi nasıl seçiliyor?
10. Ayrılırsak devir nasıl olur?

Bu listeyi sitenizin yönetim kurulu toplantısına götürebilir, firmaların cevaplarını yanına not edebilirsiniz. Hizmet kapsamımızı yönetim hizmetleri, raporlama düzenimizi denetleme ve iletişim, aidat ve personel işlerini muhasebe ve insan kaynakları sayfalarımızda bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yazan: KHK Konut Yönetimi · Yayın: Ekim 2026